Formiranje i rad Komisije za javne nabavke / Autor: Alma Kaloper

Zakon o javnim nabavkama je objavljen u „Službenom glasniku BiH“, broj: 39/14.

Piše: Alma Kaloper

(Časopis “Javne nabavke”, decembar 2018.)

S obzirom na to da se radi o trošenju javnih sredstava, riječ je o izuzetno osjetljivom i važnom području. Ugovorni organi moraju osigurati efikasnu javnu nabavku te efikasno i učinkovito trošenje javnih sredstava, s jedne strane, a, s druge strane, svakako moraju osigurati jednak tretman svih potencijalnih ponuđača i transparentnost.

Interes javnosti je višestruk jer se radi o trošenju ogromnog dijela javnih sredstava, ali isto tako i o efikasnosti ugovornih organa u pružanju usluga građanima i zadovoljavanju njihovih potreba u različitim oblastima kao što su izdavanje različitih izvoda iz matičnih knjiga, usluge iz oblasti kulture, ali i izgradnja različitih infrastrukturnih objekata.

Značajnu ulogu u procesu javnih nabavki svakako imaju komisije za javne nabavke čije formiranje, zakonske zadatke i neke praktične primjere ćemo obraditi u ovom tekstu.

Pravni osnov

Pravni osnov za formiranje Komisije za javne nabavke je Zakon o javnim nabavkama („Službeni glasnik BiH“, broj: 39/14), ali i Pravilnik o uspostavi i radu Komisije za nabavke („Službeni glasnik BiH“, broj: 102/14) te Pravilnik o obuci službenika za javne nabavke („Službeni glasnik BiH“, broj: 08/18).

Usvajanjem Zakona o javnim nabavkama iz 2014. godine (u daljnjem tekstu: Zakon) uvedena je obaveza formiranja Komisije za javne nabavke i kod konkurentskog zahtjeva za dostavu ponuda, što ranije nije bio slučaj. Iz navedenoga jasno proistječe da je namjera zakonodavca da smanji mogućnost korupcije u ovim procesima, odnosno da se i kod ugovora malih vrijednosti podijeli odgovornost na više članova Komisije.

Način formiranja

Članom 13. Zakona o javnim nabavkama propisana je obaveza ugovornih organa da imenuju Komisiju za nabavke (u daljnjem tekstu: Komisija) za provođenje otvorenog postupka, ograničenog postupka, pregovaračkog postupka s objavom obavještenja i bez objave obavještenja, konkursa za izradu idejnog rješenja, takmičarskog dijaloga i konkurentskog zahtjeva za dostavu ponuda. Ovdje svakako treba napomenuti da ugovorni organ može imenovati Komisiju i u slučaju nabavki neprioritetnih usluga iz člana 8. Zakona, odnosno usluga iz Aneksa II dio B Zakona. Svakako je ovu činjenicu bitno imati na umu, pogotovo kada ugovorni organi predvide da će u postupku nabavke neprioritetnih usluga imati i proces pregovaranja.

Način formiranja Komisije, kao i njeni zadaci, propisani su Pravilnikom o uspostavljanju i radu Komisije za nabavke.

Ugovorni organ, klasični i sektorski, imenuje Komisiju odlukom ili rješenjem, odnosno aktom o imenovanju. Navedenim aktom, osim članova Komisije i sekretara, treba imenovati i zamjenske članove Komisije. U praksi se često dešava da članovi Komisije budu odsutni iz razloga koji se ne mogu predvidjeti, dakle, objektivne su prirode. Neozbiljno bi bilo od ugovornih organa da odgađaju otvaranje ponuda i da prisutnim predstavnicima ponuđača stvaraju dodatne troškove ponovnog dolaska. S druge strane, takve situacije bi nesporno otvorile nove, nepotrebne sumnje u regularnost samog postupka nabavke. U cilju izbjegavanja ovakvih situacija ugovorni organi zaista trebaju aktom o imenovanju imenovati, pored članova Komisije i sekretara, i zamjenske članove.

Prilikom imenovanja Komisije ugovorni organ mora voditi računa o sljedećim bitnim činjenicama:

Komisija za nabavke mora imati najmanje tri odnosno pet članova u zavisnosti od toga radi li se o domaćem ili međunarodnom vrijednosnom razredu,
broj članova Komisije uvijek mora biti neparan,
ravnopravna zastupljenost spolova.

Prilikom imenovanja članova Komisije ugovorni organ mora voditi računa o tome da u Komisiju ne imenuje osobe koje bi mogle biti u direktnom ili indirektnom sukobu interesa koji je u vezi s predmetom nabavke. Ako neki od imenovanih članova Komisije ili sekretar utvrdi da je u mogućem sukobu interesa, dužan je o tome obavijestiti ugovorni organ i s obrazloženjem zatražiti izuzeće iz rada konkretne komisije. U tom slučaju zamjenski član učestvuje u daljnjem toku postupka.

PRIMJER ODLUKE O IMENOVANJU

UGOVORNI ORGAN: ……………………

Broj: ……….

Datum: ………. godine

Mjesto: ……….

U skladu s članom 13. Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik BiH‟, broj: 39/14), gradonačelnik/direktor …………. donosi

O D L U K U

o imenovanju članova komisije za javne nabavke

Član 1.

Imenuju se članovi Komisije za javne nabavke za provođenje………… postupka za javnu nabavku roba/usluga/radova ………, u sljedećem sastavu:

…………., predsjedavajući,
…………., član,
…………., član,
……………, zamjenik člana,
……………, zamjenik člana,
………….., sekretar.

Član 2.

Zadatak privremenih članova Komisije za javne nabavke iz člana 1. ove odluke je da u prostorijama ugovornog organa …………:

a) provedu javno otvaranje ponuda dana ….. 2018. godine u … sati,

b) pregledaju, ocijene i uporede ponude,

c) sačine zapisnik o ocjeni ponuda

d) sačine izvještaj o postupku javne nabavke,

e) daju preporuku ugovornom organu za donošenje odluke o odabiru ili odluke o poništenju postupka nabavke.

Član 3.

Ova odluka stupa na snagu danom donošenja.

DOSTAVLJENO:

imenovanom 6X,
evidencija,
arhiva.

GRADONAČELNIK/DIREKTOR

……………………………………………..

Što se tiče sastava Komisije, zakonodavac je propisao obavezu ugovornim organima da vode računa o sljedećem:

većina članova Komisije mora poznavati propise iz oblasti javnih nabavki,
jedan član Komisije mora posjedovati posebnu stručnost iz oblasti koja je predmet nabavke;
da imenuje sekretara Komisije koji nema pravo glasa, koji vrši administrativne poslove za potrebe Komisije.

Iz navedenoga je jasno da je namjera zakonodavca da akcent u Komisiji stavi na lica koja poznaju propise iz oblasti javnih nabavki, jer većina članova Komisije treba poznavati propise iz ove oblasti, a samo jedan član iz oblasti koja je predmet nabavke. Ovakva odredba da većina članova Komisije mora poznavati propise iz oblasti javnih nabavki je „strožija“ nego propisi koji regulišu ovu oblast u okruženju.

Tako, naprimjer, Zakon o javnim nabavama Republike Hrvatske u članu 197. stav (4) propisuje obavezu da „najmanje jedan član stručnog povjerenstva za javnu nabavu mora posjedovati važeći certifikat u području javne nabave“.

Zakon o javnim nabavkama Republike Srbije („Službeni glasnik Republike Srbije“, broj: 124/12, 14/15 i 68/15) u članu 54. definiše sljedeće: „Komisija ima najmanje tri člana od kojih je jedan službenik za javne nabavke ili lice sa stečenim obrazovanjem na pravnom fakultetu, na studijama drugog stepena…“

U BiH je početkom 2018. godine napravljen pomak u ovoj oblasti. Usvojenim Pravilnikom o obuci službenika za javne nabavke („Službeni glasnik BiH“, broj: 08/18) propisano je da:

a) ugovorni organi koji imaju budžet za nabavke veći od 5.000.000,00 KM mogu imenovati dva kandidata iz reda zaposlenih za obuku,

b) ugovorni organi koji ne ispunjavaju uvjete tačke a) ovog stava mogu imenovati jednog kandidata iz reda zaposlenih za obuku.

Dakle, ugovorni organi mogu kandidovati jednog ili dva uposlenika za obuku u skladu s Pravilnikom o obuci službenika za javne nabavke. Za ugovorne organe će biti vrlo korisno da u redovima svojih zaposlenika imaju službenike za javne nabavke koji će svakako u tom slučaju preuzeti dio poslova koje inače rade komisije.

U praksi se često javljaju situacije, naročito kod „malih“ ugovornih organa, odnosno ugovornih organa koji imaju relativno male iznose planirane za nabavke, da nemaju lica koja poznaju predmet nabavke ili propise iz oblasti javnih nabavki. U malim ugovornim organima poslove javnih nabavki najčešće obavljaju uposlenici koji, pored svojih redovnih poslova predviđenih sistematizacijom ili organizacionim planom, rade i poslove javnih nabavki. U cilju da se premoste ovakve situacije zakonodavac je predvidio mogućnost da ugovorni organ može na svoju ili na inicijativu Komisije pozvati stručnjake za slučajeve gdje predmet javne nabavke zahtijeva specifično tehničko ili specijalizovano znanje koje inače nije dostupno unutar ugovornog organa. Ono što je bitno istaći jeste da se od tako angažovanih lica može očekivati samo pisana preporuka Komisiji, jer ta lica nemaju pravo glasa.

Dakle, odgovornost je i dalje na Komisiji koja takvu preporuku vanjskog stručnjaka može prihvatiti ili ne prihvatiti. Ako Komisija ne prihvata preporuku vanjskog stručnjaka, dužna je svoju Odluku pismeno obrazložiti.

Ovdje se nameću dva pitanja, i to:

Na koji način angažovati vanjskog stručnjaka?
Zašto preporuka vanjskog stručnjaka nije obavezujuća?

Zakon o javnim nabavkama ne ostavlja mogućnost angažovanja fizičkih lica koja nisu registrovana za obavljanje privredne djelatnosti. Podsjetit ću samo da je članom 2. Zakona definisano da je „privredni subjekt pravno ili fizičko lice, ili grupa takvih lica koja na tržištu nudi robe, usluge i/ili radove, a registrovani su za obavljanje predmetne djelatnosti te mogu učestvovati u postupku javne nabavke kao:

a) ponuđač,

b) kandidat,

c) grupa kandidata/ponuđača,

d) dobavljač.

Shodno navedenome, nesporno je da ugovorni organ u konkretnoj situaciji ima dvije opcije na raspolaganju, i to:

angažovanje pravnog ili fizičkog lica koje je registrovano za obavljanje navedene djelatnosti primjenjujući odredbe Zakona o javnim nabavkama ili
angažovanje fizičkog lica koje nije registrovano za obavljanje predmetne djelatnosti, ali primjenom Zakona o obligacijama.

Bez obzira na način angažmana, ugovorni organ, ako se odluči na opciju angažovanja vanjskog stručnog lica, treba angažovati lice koje je zaista stručno u navedenoj oblasti, jer u protivnom imamo samo dodatno trošenje javnih sredstava, odnosno kršenje osnovnih principa Zakona o efikasnosti trošenja javnih sredstava.

Ugovorni organ angažuje vanjsko stručno lice ako unutar svog ugovornog organa nema takvih lica. Dakle, ako angažuje vanjsko stručno lice i vodi računa o kvalifikacijama tog lica, jasno se nameće pitanje zašto njegova preporuka nije obavezujuća. Ako Komisija ne prihvata takvu preporuku, mora dati obrazloženje. I to komisija koja nema stručna znanja mora obrazložiti zašto ne prihvata preporuku lica koje je angažovano kao stručno lice u konkretnoj oblasti. Jasno je da su ovakve situacije u praksi vrlo rijetke, ali su teoretski moguće. Stoga u narednom periodu svakako treba razmisliti i o opciji obaveznosti prihvatanja stručnog mišljenja.

Dalje, ugovorni organ, ako nema kadrova za provođenje postupka javnih nabavki, može zaključiti ugovor o zajedničkoj nabavci s nekim drugim ugovornim organom i „ustupiti“ provođenje postupka nabavke tom drugom ugovornom organu u njegovo ime. U tom slučaju sporazumom se definišu svi koraci, a ugovor zaključuje svaki ugovorni organ za sebe.

Ugovorni organ može imenovati dio članova Komisije koji nisu zaposlenici ugovornog organa, s tim da oni ne mogu predstavljati većinu u Komisiji. S tim u vezi postavlja se jasno pitanje plaćanja naknade takvim licima jer oni nisu uposlenici u ugovornom organu koji provodi postupak. S druge strane, ostaje otvoreno i pitanje odgovornosti tih lica.

Ugovorni organ aktom o imenovanju imenuje i predsjedavajućeg Komisije. Ovdje ugovorni organi često griješe navodeći da se radi o predsjedniku Komisije. Terminološki to nije isto. Predsjedavajući ima ista prava i obaveze kao i ostali članovi Komisije, on samo usmjerava rad Komisije i njegov glas ne vrijedi više u odnosu na ostale članove Komisije. Stoga i broj članova Komisije mora biti neparan. Predsjednik može donositi odluke samostalno, dok predsjedavajući nema izvršnih ovlasti, odnosno ne može samostalno donositi odluke. On je samo predsjedavajući među jednakima.

S obzirom na to da predsjedavajući Komisije usmjerava rad Komisije, kao logično rješenje se nameće da bi predsjedavajući Komisije trebalo biti lice koje poznaje propise iz oblasti javnih nabavki.

Prije početka rada svi članovi Komisije, sekretar i vanjski stručnjak potpisuju izjavu o povjerljivosti i nepristranosti te nepostojanju sukoba interesa u skladu s članom 11. Zakona, te da su upoznati s odredbama člana 52. Zakona, odnosno da su obavezni tokom cijelog postupka rada u Komisiji prijaviti mogući sukob interesa i tražiti izuzeće iz rada Komisije.

PRIMJER IZJAVE

Broj predmeta: …………

Datum: …………… 2018. godine

Mjesto: …………….

U skladu s članom 11. i članom 52. Zakona o javnim nabavkama („Službeni glasnik BiH“, broj: 39/14) te članom 7. Pravilnika o uspostavljanju i radu Komisije za javne nabavke („Službeni glasnik BiH“, broj: 103/14), uvažavajući važeće propise o slobodnom pristupu informacijama u BiH, dajem:

I Z J A V U

o nepristranosti, povjerljivosti, nepostojanju sukoba interesa i nepostojanju drugih prepreka u skladu sa Zakonom i podzakonskim aktima za učešće u radu Komisije za javnu nabavku …………………… .

Ovim putem izjavljujem da kao imenovani član Komisije za javne nabavke, imenovan Odlukom broj: …… /18 od ……. 2018. godine, u gore navedenom postupku javne nabavke:

a) neću otkrivati nakon javnog otvaranja ponuda nijednu informaciju u vezi s ispitivanjem, pojašnjenjem ili ocjenom ponuda, nijednom učesniku u postupku javne nabavke ili trećem licu prije nego što se odluka o rezultatu postupka ne saopći učesnicima u postupku,

b) ni na koji način neću neovlašteno prisvajati, koristiti za vlastite potrebe niti proslijediti trećim licima podatke, rješenja ili dokumentaciju koji su mi stavljeni na raspolaganje ili do kojih sam došao na bilo koji način u toku postupka javne nabavke,

c) ni na koji način nisam u izravnom ili neizravnom sukobu interesa koji je u vezi s konkretnim postupkom javne nabavke,

d) da sam upoznat s odredbama člana 11. i člana 52. Zakona o javnim nabavkama te obavezom da sam tokom cijelog postupka rada u Komisiji dužan prijaviti mogući sukob interesa i tražiti isključenje iz rada Komisije u skladu s navedenim.

e) da u posljednjih pet godina nadležni sud nije donio presudu kojom je utvrđeno da sam počinio kazneno djelo koje sadrži elemente korupcije, pranja novca ili primanja ili davanja mita, krivotvorenja, zloupotrebe položaja i ovlaštenja.

Potpis davaoca izjave: ………………

…………, predsjedavajući Komisije,
..……….., član Komisije,
…………, član Komisije,
………….., zamjenski član,
………….., zamjenski član,
………….., sekretar Komisije.

Dostavljeno:

članovima x3,
sekretaru,
u predmetnom postupku javne nabavke.

Ograničenja u pogledu imenovanja članova Komisije

Ugovorni organ ne može za člana Komisije ili sekretara imenovati lice za koje ima saznanja da je u posljednjih pet godina nadležni sud donio presudu kojom je utvrđeno da je to lice počinilo krivično djelo koje sadrži elemente korupcije, pranja novca ili primanja i davanja mita, krivotvorenja, zloupotrebe položaja ili ovlaštenja.

Zadaci Komisije za nabavke

Komisija djeluje u okviru ovlaštenja koja su joj data aktom o imenovanju, a u ime ugovornog organa.

U skladu s podzakonskim aktom poslovi Komisije uključuju:

a) otvaranje zahtjeva za učešće,

b) provođenje javnog otvaranja ponuda,

c) pregledanje, ocjenu i usporedbu ponuda,

d) sačinjavanje zapisnika o ocjeni ponuda,

e) sačinjavanje izvještaja o postupku javne nabavke,

f) davanje preporuke ugovornom organu za donošenje odluke o odabiru ili odluke o poništenju postupka nabavke.

Prije samog čina javnog otvaranja ponuda neophodno je da se svi članovi Komisije upoznaju s tenderskom dokumentacijom, a sve u cilju lakše i jednostavnije analize i ocjene ponuda.

Navedene poslove Komisija može lahko i jednostavno uraditi ako je tenderska dokumentacija pripremljena u skladu s odredbama Zakona o javnim nabavkama.

Vrlo često se u praksi postavljaju pitanja u smislu ko to radi ostale poslove vezane za sam postupak javnih nabavki. S tim u vezi, podzakonskim aktom je definisano da ukoliko ugovorni organ ne posjeduje službenika za javne nabavke niti stručnu službu za javne nabavke, poslovi Komisije mogu uključivati i:

a) pripremu tenderske dokumentacije,

b) korespondenciju s ponuđačima,

c) dostavljanje tenderske dokumentacije na način propisan za konkretan postupak javne nabavke,

d) pripremu pojašnjenja tenderske dokumentacije,

e) pripremu prijedloga odluke u formi i sadržaju propisanim zakonom,

f) pripremu odgovora po pravnim lijekovima,

g) druge poslove i zadatke vezane za provođenje postupka.

Dakle, poslovi Komisije zavise prvenstveno od same veličine ugovornog organa, njegovog plana nabavke, posjedovanja službenika za javne nabavke ili stručne službe za javne nabavke, načina organizacije i slično. Činjenica je da postojeći zakon ne propisuje obavezu ugovornih organa da donesu svoje pravilnike/instrukcije o procedurama javnih nabavki, ali uvažavajući sve specifičnosti i mogućnosti, preporuka je da se takvi akti donesu na nivou svakog ugovornog organa. Takvim aktima trebalo bi razraditi interne korake u procedurama javnih nabavki, interne kontrole, nadležnosti i odgovornosti svih učesnika u postupku javne nabavke i slično eventualnim izmjenama i dopunama Zakona.

Ugovornim organima će sigurno biti propisana i obaveza donošenja internih akata. Praksa ukazuje na neophodnost da tehničke specifikacije koje su sastavni dio tenderske dokumentacije svakako priprema stručno lice koje nije član Komisije. Nekada je postojala preporuka Agencije za javne nabavke BiH da se sve faze postupka javnih nabavki odvoje, odnosno da lica koja pripremaju tehničke specifikacije ne učestvuju u radu Komisije za nabavke, da lica koja su u Komisiji ne učestvuju u prijemu roba, usluga i radova i slično.

S obzirom na to da ima dosta malih ugovornih organa, navedene preporuke je bilo nemoguće sve ispoštovati. Jedino ograničenje u tom smislu postoji u odredbi člana 7. stav (3) Pravilnika o uspostavljaju i radu Komisije za nabavke koji definiše sljedeće:

„U Komisiju ne mogu biti imenovane odgovorne osobe koje na bilo koji način donose odluke vezane za postupak javne nabavke ili iste odobravaju.“

Dakle, to su prvenstveno lica koja donose odluke o pokretanju postupka nabavke i odluke o izboru najpovoljnijeg ponuđača. Komisija donosi Poslovnik o radu kojim uređuje svoj rad.

PRIMJER POSLOVNIKA

Broj: ……………. (broj nabavke)

Mjesto i datum: ………………

Na osnovu člana 9. Pravilnika o uspostavljanju i radu Komisije za nabavke („Službeni glasnik BiH“, broj: 103/14), predsjedavajući Komisije za nabavke donosi:

POSLOVNIK O RADU KOMISIJE ZA NABAVKE ……………………..

ODJELJAK I – OPĆE ODREDBE

Član 1.

(Predmet Poslovnika o radu)

Ovim Poslovnikom o radu Komisije za nabavke u …………………….(u daljnjem tekstu: Poslovnik) utvrđuju se pravila rada Komisije za nabavke u postupcima javnih nabavki (u daljnjem tekstu Komisija za nabavke), kao i druga pitanja u vezi s postupkom razmatranja i analize ponuda te načinom glasanja i odlučivanja.

Član 2.

(Pojmovi korišteni u Poslovniku)

Pojmovi predsjedavajući Komisije za nabavke, član/ovi Komisije, vanjski stručnjak, sekretar, koji se koriste kao pojmovi Poslovnika, pisani u muškom rodu, odnose se bez razlike na muški i na ženski rod.

ODJELJAK II – POSTUPAK RADA

Član 3.

(Prijem, čuvanje ponuda, priprema zapisnika i izjava)

Sekretar Komisije neposredno prije otvaranja, sa zapisnikom o primljenim ponudama, ponude predaje predsjedavajućem Komisije.
Za čuvanje zaprimljenih ponuda do otvaranja ponuda zadužen je predsjedavajući Komisije.
Sekretar Komisije priprema obrazac zapisnika s otvaranja ponuda i izjave koje treba da potpišu svi članovi Komisije za nabavke.
Izjava koju potpisuju svi članovi Komisije čini sastavni dio ovog Poslovnika.

Član 4.

(Otvaranje ponuda)

1. Otvaranje ponuda je javno.

2. Blagovremeno pristigle ponude otvara predsjedavajući Komisije.

3. Prisutnim predstavnicima ponuđača se saopćavaju informacije propisane Zakonom o javnim nabavkama BiH i podzakonskim aktima.

4. Sekretar Komisije vodi zapisnik s otvaranja ponuda.

5. U zapisnik se unose eventualne primjedbe predstavnika ponuđača, ako ih ima.

6. Svi članovi Komisije i predstavnici ponuđača potpisuju zapisnik.

7. Prisutnim predstavnicima ponuđača se dostavlja kopija zapisnika, a ponuđačima koji nisu prisutni na otvaranju ponuda sekretar dostavlja kopiju zapisnika elektronskim sredstvima.

Član 5.

(Analiza i ocjena ponuda)

Analiza i ocjena ponuda se obavljaju na zatvorenom sastanku Komisije.
Sastanak Komisije organizuje predsjedavajući Komisije.
Komisija prvo utvrđuje kvalifikovanost ponuđača u skladu s kvalifikacionim kriterijima navedenim u tenderskoj dokumentaciji.
Ponude kvalifikovanih ponuđača ulaze dalje u ocjenu ponuda.
Članovi Komisije pod rukovodstvom predsjedavajućeg Komisije rade računsku kontrolu ponuda kvalifikovanih ponuđača.
Na svakoj ponudi moraju se navesti ime i prezime osobe koja je vršila računsku kontrolu ponuda, datum i njen potpis.
Ukoliko je utvrđena računska greška, ili ako se radi o „neprirodno niskoj cijeni“, predsjedavajući Komisije obavlja pisanu korespondenciju s ponuđačima, a na osnovu zapisnika Komisije.
Nakon dobivenih saglasnosti ili pojašnjenja iz stava (7) ovog člana Komisija vrši rangiranje ponuđača u skladu s kriterijima za dodjelu ugovora navedenim u tenderskoj dokumentaciji.

Član 6.

(Način odlučivanja)

Komisija daje preporuku prostom većinom glasova.
Član Komisije može izdvojiti svoje mišljenje u odnosu na stav ostalih članova Komisije, ali takvo izdvojeno mišljenje mora biti sastavni dio Izvještaja.
O toku analize, ocjene i rangiranja ponuda Komisija je dužna sačiniti Izvještaj o analizi, ocjeni i rangiranju ponuda. Navedeni izvještaj mora sadržavati i preporuku Komisije.
Predsjedavajući Komisije dostavlja navedeni izvještaj pravniku …….. radi pripreme nacrta odluke i ugovora.

Član 7.

(Stupanje na snagu)

Ovaj Poslovnik stupa na snagu danom donošenja od predsjedavajućeg Komisije.

PREDSJEDAVAJUĆI KOMISIJE ZA NABAVKE

…………………………………………………………..

Praktični primjeri

S obzirom na značaj javnih nabavki u praksi, često postoji strah zaposlenih koji se imenuju u Komisije. Taj strah se prvenstveno odnosi na činjenicu da većina tih osoba nije prošla nikakve ili je prošla vrlo skromne edukacije iz ove oblasti. U nastavku će biti navedena neka od pitanja iz prakse i odgovori na ista:

Od kada je Komisija nadležna i odgovorna?

Komisija djeluje od dana donošenja Odluke o njenom imenovanju do okončanja svih poslova vezanih za javne nabavke koje joj povjeri ugovorni organ. Dakle, nekada Komisija može završiti sa svojim radom danom davanja preporuke, nekada rješavanjem po izjavljenim pravnim lijekovima, nekada objavom obavještenja o dodjeli ugovora/izvještaja o izvršenju ugovora, a sve u zavisnosti od ovlaštenja koja su joj povjerena aktom o imenovanju.

Postoje li propisani obrasci zapisnika i drugih akata koje Komisija treba sačiniti?

Ne postoje propisani obrasci. Međutim, Uputstvom za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda („Službeni glasnik BiH“, broj: 90/14) propisan je sadržaj: zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda, zapisnika o ocjeni zahtjeva za učešće u ograničenom postupku javne nabavke, pregovaračkom postupku s objavom obavještenja o nabavci i takmičarskom dijalogu, zapisnika o pregledu i ocjeni inicijalnih i/ili konačnih ponuda u pregovaračkom postupku javne nabavke bez objave obavještenja o nabavci.

Kako Komisija odlučuje?

Komisija ima uvijek neparan broj članova i odlučuje prostom većinom. Sam rad Komisije se reguliše Poslovnikom o radu.

Je li preporuka Komisije obavezujuća za ugovorni organ?

Preporuka Komisije nije obavezujuća za ugovorni organ samo u slučaju ako je preporuka nezakonita. Ugovorni organ može preporuku prihvatiti ili je odbiti, ali isključivo ako smatra da je ona nezakonita. U tom slučaju dužan je obrazložiti u čemu se ogleda nezakonitost i vratiti preporuku Komisiji sa zahtjevom da se navedena nezakonitost otkloni.

Ko donosi konačnu odluku o dodjeli ugovora?

Ugovorni organ donosi konačnu odluku o javnoj nabavci i on snosi odgovornost za javnu nabavku. Međutim, u slučaju utvrđivanja nezakonitosti jasno je da će i ugovorni organ tražiti odgovornost Komisije koja mora obavljati zadatke koji su joj dati aktom o osnivanju savjesno i odgovorno.

Ko arhivira dokumentaciju?

Obaveza je Komisije, odnosno lica zaduženog za ove poslove u ime Komisije. Ta osoba bi trebala biti sekretar Komisije.

Može li lice koje je učestvovalo u pripremi tenderske dokumentacije učestvovati u radu Komisije kao njen član, odnosno može li ista Komisija pripremati tendersku dokumentaciju i otvarati ponude, raditi njihovu analizu, ocjenu i dati preporuku o izboru najpovoljnijeg ponuđača?

Može u skladu s Pravilnikom o uspostavljanju i radu Komisije za nabavke, uz napomenu da bi ta obaveza morala biti propisana aktom o imenovanju.

Šta su obaveze sekretara Komisije?

Sekretar Komisije obavlja administrativne poslove za potrebe Komisije koji mogu obuhvatiti: vođenje zapisnika s otvaranja ponuda, dostavu zapisnika svim učesnicima u postupku, daktilografske poslove, dostavu obavještenja s odlukom i zapisnikom učesnicima u postupku, arhiviranje dokumentacije i sl.

Može li se imenovati stalna komisija za nabavke ili treba imenovati zasebnu komisiju za svaki postupak nabavke?

Zakon i podzakonski akti direktno ne tretiraju ovo pitanje. Međutim, jasna je odredba da u svakoj komisiji mora biti najmanje jedno stručno lice koje poznaje predmet nabavke. S obzirom na to da se u različitim postupcima radi o različitim predmetima nabavke, nesporno je da stručno lice koje poznaje predmet nabavke ne može biti isto. Shodno navedenome, ugovorni organ ima dvije opcije:

za svaki predmet nabavke imenovati posebnu komisiju ili

imenovati stalne članove Komisije koji poznaju propise iz oblasti javnih nabavki, a članove koji poznaju predmet nabavke imenovati za svaki postupak javne nabavke zasebno.

Mnogo je efikasnije imenovati posebnu komisiju za svaki predmet nabavke, ali to opet ostaje svakom ugovornom organu da procijeni u konkretnoj situaciji.

Zaključak

S usvajanjem Zakona iz 2014. godine i podzakonskih akata veliki broj zahtjeva u tenderskoj dokumentaciji je određen pravilima. To olakšava posao komisijama. Članovi Komisije imaju svoje odgovornosti, a tenderska dokumentacija je ono čega se trebaju pridržavati u svome radu. S obzirom na to da se analiza, ocjena i rangiranje ponuda obavljaju na zatvorenom sastanku Komisije, o svakom takvom sastanku treba voditi zapisnike i dokumentovati sve radnje.

Prilikom imenovanja Komisije treba voditi računa o ograničenjima za imenovanje.

Komisija radi u ime ugovornog organa, a na osnovu ovlaštenja koja su joj povjerena aktom o imenovanju. Prije samog rada Komisija usvaja Poslovnik o radu te svi članovi Komisije i sekretar potpisuju Izjavu. Rad Komisije se odvija na osnovu Zakona, podzakonskih akata i akta o imenovanju. Komisija završava svoj rad kada iscrpi obaveze koje su joj propisane aktom o imenovanju.