Unapređenja poslovnih pravila i funkcionalnosti sistema e-Nabavke
Piše: Dario Kihli (časopis “Javne nabavke”,feb.2019.)
Agencija za javne nabavke BiH kontinuirano radi na unapređenju funkcionalnosti sistema e-Nabavke. U novembru 2018. godine pušten je u rad izmijenjen sistem e-Nabavke, a pregled funkcionalnosti donosimo u nastavku:
- Unapređenje pretrage obavještenja i postupaka;
- Kreiranje izvještaja za prekinutu aukciju;
- Uvođenje notifikacije za ponovno zakazivanje e-Aukcije od Agencije za javne nabavke BiH;
- Unapređenje sistemskih notifikacija:
– dodavanje novih notifikacija,
– uvođenje naziva predmeta nabavke u tekstu notifikacije,
– označavanje svih notifikacija kao pročitanih,
– prikaz broja postupka i broja lota u tabeli notifikacija,
– unapređenje pretrage notifikacija.
- Uvođenje validacije na unos vrijednosti ugovora za direktni sporazum i konkurentski zahtjev;
- Uvođenje validacije na unos procijenjene vrijednosti nabavke za konkurentski zahtjev;
- Pregled poslanih poruka kroz kontakt-formu u sistemu e-Nabavke;
- Dostupnost tenderske dokumentacije na javnom dijelu Portala nakon što je postupak završen;
- Pregled ukupnog broja neodgovorenih pitanja vezanih za tendersku dokumentaciju direktno na tabeli pregleda postupaka kod ugovornih organa;
- Validacija na rokove za postavljanje pitanja i davanje odgovora vezanih za tendersku dokumentaciju.
U nastavku slijedi objašnjenje navedenih izmjena.
Unapređenje pretrage obavještenja i postupaka
Na javnom dijelu sistema e-Nabavke, na linku „Pretraga obavještenja‟, kao i na privatnom dijelu kod ugovornih organa i ponuđača na linku „Postupci‟, izvršeno je unapređenje formi za pretragu i razdvojeno na jednostavnu i naprednu pretragu.
Slika 1. – Jednostavna pretraga obavještenja
Slika 2. – Napredna pretraga obavještenja
Polje za pretragu po „Nazivu ugovornog organa‟ sada je promijenjeno u autocomplete, što podrazumijeva da sistem kada se počne s unosom naziva ugovornog organa, automatski radi pretragu baze aktivnih ugovornih organa i odmah u listi prikazuje rezultate pretrage. Ovo je urađeno i na pretrazi obavještenja i na pretrazi postupaka.
Bitno je naglasiti i to da je kod pretrage postupaka uveden filter pretraga po „Statusu‟ postupka koji može biti „Svi‟, „Aktivni‟ i „Završeni‟, i to za sve vrste postupaka. Po defaultu je označen status „Aktivni‟ te se u listi ispod prikazuju postupci kojima nije istekao rok od 60 dana od dana zaključenja ugovora/okvirnog sporazuma, kao i postupci u kojima još nije istekao period trajanja okvirnog sporazuma. Status „Završeni‟ imaju postupci kojima je istekao rok od 60 dana od dana zaključenja ugovora/okvirnog sporazuma, kao i postupci u kojima je istekao period trajanja okvirnog sporazuma. Ukoliko je označen status „Svi‟, u tabeli ispod prikazuju se svi uneseni postupci u sistemu.
Slika 3. – Statusi postupaka
Pored navedenih unapređenja na formama za pretragu, postigla se veća preglednost i jednostavnost prilikom korištenja iste.
Kreiranje izvještaja za prekinutu e-Aukciju
Ako se desi tehnički problem u sistemu e-Nabavke u trenutku početka ili trajanja e-Aukcije, sistem automatski mijenja status e-Aukcije u „Prekinuta‟. Do puštanja u rad ove nove verzije sistema e-Nabavke, ukoliko se desi tehnički problem, nije bilo moguće kreirati izvještaj u kojem bi bilo vidljivo da se tehnički problem desio. Upravo zato je implementirana mogućnost kreiranja ovog izvještaja u kojem je dodan podatak o status e-Aukcije. Ukoliko je e-Aukcija završena uspješno, na izvještaju se prikazuje status „Završena‟.
Slika 4. – Status e-Aukcije na izvještaju o toku i završetku e-Aukcije
Napomena: Ako je e-Aukcija iz nekog razloga prekinuta, ista nije vidljiva u lijevom meniju na linku „Završene‟. Da bi se mogao kreirati izvještaj o prekinutoj e-Aukciji, potrebno je otvoriti link „Postupci‟ te otvoriti postupak u kojem je e-Aukcija prekinuta. Tu postoji mogućnost kreiranja izvještaja o prekinutoj e-Aukciji.
Uvođenje notifikacije za ponovno zakazivanje e-Aukcije od Agencije za javne nabavke BiH
U članu 7. obaveze i odgovornosti Agencije za javne nabavke BiH Pravilnika o uslovima i načinu korištenja e-Aukcije, definisano je u kojim slučajevima Agencija zakazuje ponovo e-Aukciju. Kada Agencija ponovo zakazuje e-Aukciju u administratorskom profilu, obavezno unosi i razlog zbog kojeg se e-Aukcija zakazuje ponovo. Nakon zakazivanja e-Aukcije sistem automatski šalje notifikaciju kako ugovornom organu tako i svim ponuđačima koji su pozvani da učestvuju u ponovljenoj e-Aukciji.
U notifikaciji su prikazani sljedeći podaci:
—
Agencija za javne nabavke BiH ponovo je zakazala termin održavanja e-Aukcije za 16.06.2017, u. 11:00, u postupku 413-1-2-7/17 – Nabavka računarske opreme.
Razlozi zbog kojih se e-Aukcija ponovo zakazuje:
[Ovdje će se ispisati tekst koji će administrator unijeti u tekst polje koje će se pokazati kod ponovnog zakazivanja e-Aukcije.]
—
Napomena: Ova notifikacija dolazi ugovornom organu (operaterima na postupku + glavnom operateru) i ponuđačima koji su pozvani da učestvuju u ponovljenoj e-Aukciji (operaterima koji su preuzeli TD + glavnom operateru).
Unapređenje sistemskih notifikacija
Dodavanje novih notifikacija
Većina novih notifikacija koje su dodane u sistem e-Nabavke odnosi se na promijenjenu logiku popunjavanja i provođenja višefaznih postupaka o kojima smo pisali u prethodnom broju. Lista notifikacija koje su dodane nalazi se ispod:
- Ugovorni organ izvršio izmjenu/dopunu tenderske dokumentacije za lot u fazi (II)
- Ugovorni organ izvršio izmjenu/dopunu tenderske dokumentacije za lot u fazi (III)
- Agencija za javne nabavke BiH ponovo zakazala termin održavanja e-Aukcije (Ponuđači)
- Agencija za javne nabavke BiH ponovo zakazala termin održavanja e-Aukcije (Ugovorni organ)
- Ponuđač preuzeo tendersku dokumentaciju na lotu za fazu (II)
- Ponuđač preuzeo tendersku dokumentaciju na lotu za fazu (III)
- Ponuđač preuzeo izmjenu/dopunu tenderske dokumentacije na lotu za fazu (II)
- Ponuđač preuzeo izmjenu/dopunu tenderske dokumentacije na lotu za fazu (III)
- Ugovorni organ izmijenio rok za prijem ponuda u drugoj fazi
- Ugovorni organ izmijenio rok za preuzimanje tenderske dokumentacije u drugoj fazi
- Ugovorni organ izmijenio rok za prijem ponuda u trećoj fazi
- Ugovorni organ izmijenio rok za preuzimanje tenderske dokumentacije u trećoj fazi
- Ugovorni organ postavio odgovor na pitanje vezano za tendersku dokumentaciju na nivou lota
- Ponuđač postavio pitanje vezano za tendersku dokumentaciju na nivou lota
Suvišno bi bilo obrazlagati svaku od navedenih notifikacija, jer se iz naziva vidi na šta se one odnose.
Uvođenje naziva predmeta nabavke u tekstu notifikacije
Za svaku sistemsku i e-mail notifikaciju koja se automatski generiše i isporučuje putem sistema e-Nabavke, iza broja postupka za koji je notifikacija isporučena, prikazuje se i naziv predmeta nabavke tog postupka. Ovo je uvedeno zbog lakšeg praćenja i evidencije notifikacija koje se vežu za određeni postupak.
Slika 5. – U tekstu sistemske notifikacije prikazan naziv predmeta nabavke
Označavanje svih notifikacija kao pročitanih
U sistemskim notifikacijama implementirana je mogućnost označavanja svih nepročitanih notifikacija kao pročitanih. Dešava se da se s vremenom isporuči veliki broj notifikacija koje operateri nisu otvorili/pročitali. Taj broj nepročitanih notifikacija se prikazuje pored linka „Notifikacije‟. Da operater ne bi morao svaku notifikaciju otvarati pojedinačno, kako bi ih označio kao pročitane, stvorili smo mogućnost da klikom na jedno dugme to uradi za sve nepročitane notifikacije odjednom. Potrebno je kliknuti na link „Notifikacije‟, pa zatim na dugme „Označi sve kao pročitane‟.
Slika 6. – Označavanje notifikacija kao pročitanih
Prikaz broja postupka i broja lota u tabeli notifikacija
U tabeli sistemskih notifikacija implementiran je prikaz dva nova podatka, i to broj postupka i broj lota na koje se odnosi notifikacija koja je primljena. Na slici 6. vide se dvije nove kolone u kojima se prikazuju ovi podaci. Ovako se postigao bolji pregled i operater ne mora otvoriti sistemsku notifikaciju da bi pogledao na koji postupak se ista odnosi, a kao što se ranije moralo uraditi.
Sada operater direktno iz tabele može vidjeti i kopirati broj postupka te po tom broju uraditi pretragu na linku „Postupci‟. Sljedeća nadogradnja sistema notifikacija će podrazumijevati mogućnost otvaranja postupka direktno iz sistemske notifikacije.
Unapređenje pretrage notifikacija
Iznad tabele sistemskih notifikacija implementirana je i poboljšana pretraga istih, uvođenjem dva nova filtera, i to po broju postupka i broju lota na koje se odnosi notifikacija koja je primljena. Na slici 6. vide se dva nova polja za pretragu.
Uvođenje validacije na unos vrijednosti ugovora za direktni sporazum i konkurentski zahtjev
Za postupke za koje ne postoji obaveza objavljivanja obavještenja o dodjeli ugovora, odnosno za one za koje je ugovorni organ dužan dostaviti samo izvještaj o provedenom postupku javne nabavke (postupak direktnog sporazuma i konkurentskog zahtjeva) uvedena je dodatna validacija na polje vrijednost ugovora.
Naime, u slučaju postupka direktnog sporazuma, ukoliko operater pokuša unijeti vrijednost višu od 6.000,00 KM bez PDV-a, na pokušaj spašavanja tog iznosa, sistem prikaže poruku da je došlo do prekoračenja dozvoljenog iznosa za tu vrstu postupka. Poruka je isključivo informativnog karaktera te je istu moguće potvrditi ili odbiti. Ako se potvrdi, u bazu se spašava iznos koji je unesen.
U slučaju postupka konkurentskog zahtjeva, za robe i usluge je dozvoljen iznos 49.999,99 KM, a za radove 79.999,99 KM bez uključenog PDV-a. Ukoliko operater pokuša unijeti vrijednosti više od navedenih, sistem također prikaže poruku da je došlo do prekoračenja dozvoljenog iznosa za tu vrstu postupka, ali dozvoli spašavanje.
Slika 7. – Prekoračenje dozvoljene vrijednosti za ugovor
Poruka je informativnog karaktera, jer su ranije u praksi operateri ovdje greškom znali unositi velike vrijednosti (nekada unesu i IDB ponuđača od 13 cifara), pa je poruka samo podsjetnik da se dešava nešto što ne bi trebalo da se desi.
Agencija namjerno nije htjela implementirati zabranu unosa vrijednosti koje nisu dozvoljene ovim vrstama postupaka, jer želi da zna ako je neki ugovorni organ zaista i potrošio vrijednost koja nije dozvoljena za ove dvije vrste postupaka.
Uvođenje validacije na unos procijenjene vrijednosti nabavke za konkurentski zahtjev
Za postupak konkurentskog zahtjeva uvedena je dodatna validacija na polje procijenjena vrijednost nabavke. Naime, u slučaju postupka konkurentskog zahtjeva, ukoliko operater pokuša unijeti procijenjenu vrijednost preko 49.999,99 KM za robe i usluge, odnosno preko 79.999,99 KM za radove bez uključenog PDV-a, sistem prikaže poruku da je došlo do prekoračenja dozvoljenog iznosa za tu vrstu postupka i ne dozvoljava objavu obavještenja o nabavci dok se procijenjena vrijednost ne ispravi.
U slučaju da je postupak podijeljen na lotove, onda sistem sumira procijenjene vrijednosti nabavke na svim lotovima i suma istih ne smije prijeći naprijed spomenute iznose. U ovom dijelu spomenuta validacija je ograničavajuća i nije informativnog karaktera.
Slika 8. – Prekoračenje dozvoljene procijenjene vrijednosti nabavke
Pregled poslovnih poruka kroz kontakt-formu u sistemu e-Nabavke
Putem kontakt-forme operater sistema može poslati upit administratoru Agencije u vezi s korištenjem sistema e-Nabavke ili u cilju prijave problema u sistemu e-Nabavke. Ovo je moguće učiniti tako što se klikne na „Kontakt‟, gornja plava traka i zatim na „Kreiraj‟. Unosom naslova i sadržaja poruke, sistem istu šalje administratoru.
Do sada se u sistemu nisu čuvale poruke koje se pošalju na ovaj način, ali je puštanjem u rad nove verzije aplikacije ovo omogućeno. Nakon kreiranja i slanja poruke, ista se dodaje u tabelu u kojoj se nalaze kolone „Naslov‟, „Sadržaj poruke‟ i „Datum i vrijeme slanja‟. Svaku poruku je moguće otvoriti klikom na dugme „Pogledaj‟. Tabelu sa snimljenim porukama moguće je pretražiti po filterima koji se nalaze iznad tabele.
Slika 9. – Snimanje poruka poslanih putem kontakt-forme
Dostupnost tenderske dokumentacije na javnom dijelu Portala nakon što je postupak završen
U cilju povećanja transparentnosti Agencija je omogućila preuzimanje tenderskih dokumentacija javno svim zainteresovanim korisnicima bez potrebe registracije na sistem e-Nabavke. Da bi se mogla preuzeti tenderska dokumentacija javno, potrebno je da postupak u kojem je objavljena tenderska dokumentacija dobije status „Završen‟ (slučajevi u kojima postupak prelazi u status „Završen‟ objašnjeni su u jednom od prethodnih brojeva časopisa).
Do tenderske dokumentacije u postupcima koji su završeni može se doći tako što se klikne na link „Pretraga obavještenja‟, zatim na „Napredna pretraga‟ uradi pretraga po vrsti obavještenja, gdje je potrebno odabrati „Obavještenje o nabavci‟ i statusu postupka, gdje je potrebno odabrati „Završen‟. Nakon toga potrebno je kliknuti na dugme „Akcije‟ pored obavještenja za koje se želi preuzeti tenderska dokumentacija, pa zatim na „TD‟. Sistem će dozvoliti preuzimanje tenderske dokumentacije bez prethodne prijave (unos korisničkog imena i šifre) na sistem.
Slika 10. – Preuzimanje javno dostupne tenderske dokumentacije
Pregled ukupnog broja neodgovorenih pitanja vezanih za tendersku dokumentaciju direktno na tabeli pregleda postupaka kod ugovornih organa
U tabeli postupaka kod ugovornih organa kreirana je nova kolona (pored broja postupka) u kojoj se prikazuje sličica koverte s brojem ukoliko u postupku postoje pitanja vezana za tendersku dokumentaciju na koja nije odgovoreno. Broj pored koverte pokazuje ukupan broj pitanja na koja nije odgovoreno. Na ovaj način došlo je do povećanja preglednosti te operateri na jednom mjestu imaju bolji uvid u to da li imaju pitanja na koja još nisu odgovorili. Ranije je korisnik morao ulaziti u svaki postupak posebno te otvarati dugme „Pitanja i odgovori‟, a što nije bilo praktično i dešavalo se da operater propusti ispoštovati ovu obavezu.
U filterima za pretragu, kod napredne pretrage, dodan je filter „Postupci s pitanjima vezanim za tendersku dokumentaciju na koja nije odgovoreno‟, te je moguće pretražiti sve postupke u kojima postoji neodgovoreno pitanje.
Slika 11. – Prikaz ukupnog broja neodgovorenih pitanja u postupku
Validacija na rokove za postavljanje pitanja i davanje odgovora na pitanja vezana za tendersku dokumentaciju
Kod postavljanja pitanja i davanja odgovora na pitanje vezano za tendersku dokumentaciju implementirana je validacija u smislu rokova do kada se može postaviti pitanje, odnosno odgovor na pitanje. Naime, rok za postavljanje pitanja u vezi s tenderskom dokumentacijom je 10 dana u odnosu na rok za prijem ponuda, i to tako da uključuje dan za prijem ponuda, a posljednji dan na koji se može postaviti pitanje je deseti dan unazad od dana za prijem ponuda. Ista logika se primjenjuje i kod postavljanja odgovora i rok je pet dana u odnosu na rok za prijem ponuda. Na interfaceu za postavljanje pitanja i odgovora prikazani su rokovi do kada se isti mogu postaviti.
Slika 12. – Prikaz rokova do kojih je moguće postaviti pitanje/odgovor u vezi s tenderskom dokumentacijom
Generalno, Agencija kontinuirano radi na unapređenju poslovne logike sistema e-Nabavke te svih funkcionalnosti koje su do sada implementirane u sistemu, a sve u cilju povećanja transparentnosti, intuitivnosti i automatizacije procesa gdje god je to moguće. U narednom periodu Agencija će razviti i mogućnost automatskog obavještavanja ponuđača ako je podnesena žalba u postupku javne nabavke, ali i omogućiti kreiranje članova tima na postupku kod role ponuđači.
Ostale veće nadogradnje odnose se na uvođenje elektronskog postupka, dostavu ponuda i evaluaciju ponuda putem sistema e-Nabavke, o čemu ćemo detaljno pisati u narednim brojevima časopisa.
VEZANI ČLANCI
