Istraživanje tržišta u javnim nabavkama, značaj i rezultati

Usvajanjem Nacrta zakona o izmjenama i dopunama Zakona o javnim nabavkama istraživanje tržišta i u BiH postat će obaveza ugovornih organa *** Pod pojmom ispitivanja treba razlikovati izviđanje i istraživanje tržišta

Piše: Amela Karić (feb.2019/časopis”Javne nabavke”) 

Istraživanju tržišta u polju javnih nabavki do sada se veoma malo ili nije skoro nikako poklanjala pažnja. Istraživanje tržišta javnih nabavki predstavlja instrument za poticanje konkurentnosti. Nažalost, samo mali broj ugovornih organa vrši istraživanje prije objavljivanja postupka javne nabavke. Zbog svega toga, postavlja se pitanje je li objavljena procijenjena vrijednost realna ili ne za konkretnu predmetnu nabavku. Navedeno govori da samo neistraživanje tržišta dovodi do toga da se narušava osnovni princip najefikasnijeg korištenja javnih sredstava. Upravo tako ugovorni organi plaćaju robu/usluge/radove po znatno višoj cijeni, a sve to na kraju plaćaju porezni obveznici.

Stoga, istraživanje tržišta je itekako važan korak koji prethodi pokretanju samog postupka javne nabavke. Na istraživanje tržišta se gleda kao na kočničara samog postupka javne nabavke, odnosno kao na dodatni teret na već potencijalno kompleksne i duge postupke. Međutim, u stvarnosti, prethodna analiza tržišta mogla bi ugovornim organima donijeti značajne uštede.

U narednom periodu i u Bosni i Hercegovini istraživanje tržišta će biti obaveza ugovornih organa. Isto je definirano u članu 5. Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o javnim nabavkama BiH, koji će u dogledno vrijeme i stupiti na snagu.

Prije pokretanja postupka javne nabavke ugovorno tijelo provodi provjeru tržišta u svrhu pripreme nabavke i informiranja privrednih subjekata o svojim planovima i zahtjevima u vezi s nabavkom. U tu svrhu ugovorno tijelo može tražiti ili prihvatiti savjet neovisnih stručnjaka, nadležnih tijela ili sudionika na tržištu. Taj savjet može se koristiti u planiranju i provedbi postupka nabavke, pod uvjetom da ne dovodi do narušavanja tržišne konkurencije te da ne krši načelo zabrane diskriminacije i transparentnosti.

 

Način provođenja ispitivanja tržišta

Ispitivanje i analiza tržišta je proces prikupljanja, sistematizacije, analize i interpretacije podataka s ciljem informiranja o stanju i kretanjima na tržištu koja mogu utjecati na postupak nabavke.

Pod pojmom ispitivanje tržišta trebamo razlikovati izviđanje tržišta i istraživanje tržišta. Osnovna razlika je u načinu rada, sistematici i detaljnom pristupu. Izviđanje tržišta je sporadično prikupljanje informacija, a istraživanje je sistemski uređeno, plansko i stalno odvijanje aktivnosti.

 Izviđanje tržišta se može obavljati putem:

• telefona – jedna od glavnih prednosti ovakve vrste ispitivanja je relativno lagana dostupnost ispitanika i velika brzina prikupljanja podataka. Ne postoje troškovi putovanja, međutim, telefonski razgovor je manje osoban i može se ograničiti na način da ispitanik prekine razgovor,
• interneta – relativno brz i jeftin način prikupljanja podataka (cjenovnici ponuđača, Portal javnih nabavki, internet-stranice drugih naručilaca, internet-stranice nadležnih institucija za objavu relevantnih informacija o tržišnim kretanjima…),
• posjete sajmu – posjetu sajmu treba temeljito pripremiti. Iz stručnog časopisa i sajamskih kataloga istraživač tržišta nabavke može saznati ko sudjeluje na sajmu, s kakvim asortimanom roba, raspored raznih stručnih i poslovnih manifestacija na sajmu, raspored štandova i slično. Na temelju navedenoga pravi se plan posjeta pojedinim izlagačima i pojedinim manifestacijama. Na kraju, nakon povratka sa sajma, sređuju se prikupljeni materijali te se adekvatno arhiviraju, sastavljaju se izvještaji koji se dostavljaju potrebnim službama nabavke i službama organizacije.
• informacija drugih ugovornih organa i slično.

 

VEZANI ČLANCI: Josip Jakovac o Nacrtu Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o javnim nabavama

                                                                  Supsidijarna primjena Zakona o upravnom postupku u pravnoj zaštiti

 

Istraživanje tržišta je kompleksan proces koji potpunu svrhu može imati samo uz ispravnu analizu svih dobijenih informacija. Zadaci istraživanja tržišta se moraju unaprijed definirati na temelju ciljeva nabavke. Njihovo izvršenje je potrebno planirati upotrebom primjerenih metoda. Istraživanje tržišta je proces koji se provodi u fazi planiranja postupka nabavke i provodi ga naručilac ili stručnjak/preduzeće u ime naručioca radi prikupljanja informacija o određenom sektoru na tržištu i procjene reakcije potencijalnih ponuđača na predloženi pristup za nabavku.

Nalazi i zaključci koji proistječu iz istraživanja tržišta predstavljaju razumijevanje naručioca o okruženju u kojem on provodi procese javnih nabavki. Istraživanje tržišta može značajno doprinijeti efikasnom upravljanju procesom nabavki i pozitivnim ishodima isporuke.

Istraživanje tržišta se može obavljati na različite načine, u zavisnosti od uvjeta poslovanja, razvijenosti tržišta, veličine ugovornog organa i drugih faktora. Minimalno istraživanje tržišta obuhvata prikupljanje informacija koje će pomoći naručiocu prilikom:

• Razumijevanja strukture tržišta i vrste konkurencije – koliko je kompanija aktivno na relevantnom tržištu i koliko ponuda se može očekivati na osnovu poziva za podnošenje ponuda. „Dobro tržište‟ za naručioca je ono tržište gdje možemo pronaći veliki broj privrednih subjekata i koje obiluje velikim brojem proizvoda. U takvim slučajevima cijene obično odražavaju ishod istinske konkurencije te profit privrednih subjekata potpada pod regularan okvir. Kao posljedicu ovoga, naručilac može očekivati da će mnogi dobavljači odgovoriti na poziv za podnošenje ponuda i podnijeti odgovarajuće i konkurentne ponude.

„Loše tržište‟ za naručioca je ono tržište u kojem je aktivno samo nekoliko privrednih subjekata. Ako je broj privrednih subjekata (potencijalnih ugovarača) mali, uvijek postoji opasnost da naručilac dobije neproporcionalno visoke cijene i mali broj ponuda ili čak nijednu.

• Razumijevanja tržišta iz perspektive privrednih subjekata
• Razjašnjenja koja su to mjesta prednosti i mogućnosti koje postoje na tržištu
• Sagledavanja tržišnih cijena

Konkretno, u pripremnoj fazi javne nabavke naručilac bi trebao istražiti tržište kako bi se upoznao s aktuelnom ponudom kao i s konkurencijom koja vlada na tržištu. Naručilac na ovaj način saznaje koji proizvodi i kakvih karakteristika se nude na tržištu, zatim koje su njihove cijene, koji su potencijalni ponuđači, njihov broj, kakva je struktura tržišta u smislu „podjele‟ pо ponuđačima u zadovoljenju ukupne tražnje na tržištu, kolika je zainteresiranost ponuđača za planiranu nabavku itd.

Istraživanje tržišta treba obaviti organizaciona jedinica naručioca koja ima potrebu za određenim predmetom nabavke, zato što ta jedinica najbolje poznaje svoje potrebe, ali i potencijal tržišta na kojem se predmet nabavke nudi, što omogućava najbolji učinak u istraživanju tržišta.

Dobijene informacije mogu biti od koristi i prilikom izrade tehničkih specifikacija. Ukoliko naručilac u tenderskoj dokumentaciji, usljed nepoznavanja onoga što se trenutno nudi na tržištu, izrazi potrebe na način koji ne korespondira s ponudom na tržištu, ponuđači neće moći pripremiti ponude ili će pretpostaviti da je posao „namješten“, pa se neće ni javiti. I u jednom i u drugom slučaju naručilac će morati ponoviti postupak, što će dovesti do nepotrebnog utroška vremena.

Prilikom komunikacije s ponuđačima naručilac mora voditi računa o tome da ne upadne u zamku da napravi tehničku specifikaciju prema ponudi nekog dobavljača, odnosno da ne potpadne pod utjecaj nijednog od njih, već samo da prikupi informacije.

Istraživanje tržišta nabavke se mora ograničiti na one predmete nabavke koji su značajni sa stajališta vrijednosti (troškovi istraživanja tržišta ne smiju biti veći od polučenih finansijskih učinaka) i sa stajališta odvijanja procesa reprodukcije (neka istraživanja su jednostavno neophodna za proces nabavke – naprimjer, istraživanje za potrebe izbora novih dobavljača izrazito vrijednih proizvoda), dok se za ostale predmete nabavke radi samo izviđanje situacije na tržištu (naprimjer, prati se samo analiza prodaje u prethodnim razdobljima, ili se vrši nabavka materijala na osnovu prethodnih razdoblja).

Predmeti istraživanja:

• Utjecaj ekonomske politike na nabavku
• Predmeti rada i njihove tehničke karakteristike, reprodukcijski materijali i investicijska dobra
• Struktura ponude i potražnje
• Ekološki zahtjevi
• Transport
• Cijene
• Dobavljači

 

Određivanje procijenjene vrijednosti nabavke

Procijenjena vrijednost nabavke je ukupna naknada koju ugovorni organi planiraju za nabavku robe, usluga i radova bez obračunatog PDV-a. Prilikom određivanja procijenjene vrijednosti do izražaja dolazi prethodno izvršeno istraživanje tržišta.

Određivanje procijenjene vrijednosti nabavke zasniva se na sljedećim informacijama:

• Jedinične cijene iz istih ili sličnih ugovora koji su dodijeljeni u prethodnom periodu, vodeći računa o mogućim promjenama uvjeta na tržištu. Obavještenja o dodjeli ugovora mogu biti korisna kao prvi korak u utvrđivanju sličnih nabavki i njihovih cijena.

Međutim, nije dovoljno uzeti za osnovu procjene vrijednosti nabavke cijenu koju je ponudio pobjednik na nekom drugom tenderu, bez daljnje analize. Ta cijena možda više nije relevantna, tako da naručilac treba provjeriti jesu li određeni uvjeti prethodnog postupka javne nabavke bili drugačiji u odnosu na aktuelne potrebe, ili su se uvjeti na tržištu u međuvremenu promijenili. Naručilac treba uzeti u obzir sljedeće faktore kada procjenu vrijednosti predmeta nabavke zasniva na cijenama istaknutim u prethodnim postupcima:

a) Sličnost nabavki

Prethodna nabavka mora biti dovoljno slična aktuelnoj, inače procijenjenu vrijednost treba izmijeniti tako da se u obzir uzmu razlike između proizvoda ili usluga kupljenih u prošlosti i onih koji su predmet novog postupka nabavke.

Prije svega, treba analizirati tehničke specifikacije prethodne nabavke da bi se ustanovilo jesu li slične glavne funkcionalne karakteristike i performanse. Utvrđivanje takvih razlika može u nekim slučajevima zahtijevati pomoć tehničkog stručnjaka. Drugi važni elementi koji bi mogli utjecati na konačnu cijenu su geografski položaj, rok isporuke i/ili uvjeti plaćanja.

b) Količina

Količina artikala koji se nabavljaju obično ima znatan utjecaj na jediničnu cijenu. Cijene iz prošlosti nisu uporedive s aktuelnim ako količine nisu slične.

Kao praktičan pristup i da bi se izbjegle nepotrebne komplikacije u analizi, količine u novoj nabavci se mogu smatrati sličnima ako je nova količina veća od polovine i manja od dvostruko veće prethodne količine.

          0,5 Q prethodna < Q nova < 2 Q prethodna

 c) Inflacija

Inflacija može imati znatan utjecaj na cijenu tokom vremena. Prethodne cijene, da bi bile   uporedive s aktuelnim, treba podesiti prema inflaciji.

Kao praktičan pristup i da bi se izbjeglo nepotrebno kompliciranje analize, prethodne   cijene mogu se smatrati nedavnim (= aktuelne cijene) ako su plaćene u posljednjih 12 mjeseci. Ako informacije o cijenama nisu skorašnje, cijene treba izmijeniti da bi se utvrdila realna procijenjena vrijednost.

 

Primjer: Jedinična cijena prethodne kupovine iznosila je 10.000,00 KM.

Indeks cijena je 1,291. Kod prethodne kupovine indeks je bio 1,173.

Iznos inflacije je 1,291/1,173 = 1,1%.

10.000,00 KM (prethodna cijena)*1,1% = 10.011,00 KM (izmijenjena cijena)

 

• Jedinične cijene iz istih ili sličnih ugovora u dužem vremenskom periodu prateći trend kretanja cijena
• Cijene iz ponuda drugih ugovornih organa koji provode isti ili sličan postupak nabavki koje se mogu dobiti kroz direktan kontakt, analizom podataka s Portala javnih nabavki i internet-stranica ugovornih organa
• Cijene robe s berzi u slučaju nabavke ove vrste roba ili cijene materijala koji dominantno učestvuju u sastavu robe koja je predmet nabavke, kao naprimjer bakar, čelik, aluminij, cink, kaučuk, kakao, nafta, gas i slično (http://markets.businessinsider.com/)
• Zvanične cijene zavoda za statistiku i nadležnih ministarstava ako se vodi evidencija za proizvode koji su predmet nabavke
• Cijene roba, usluga ili radova dostupne na internet-stranicama dobavljača. Katalozi i objavljeni cjenovnici proizvod su konkurentnog tržišta. Analiza informacija dostupnih iz kataloga/cjenovnika može biti odgovarajući metod za određivanje procijenjene vrijednosti, posebno u slučaju često korištenih proizvoda spremnih za upotrebu, čije karakteristike su generalno dostupne na tržištu. Međutim, katalozi/cjenovnici su ponekad zastarjeli, tako da osoblje naručioca treba provjeriti održavaju li se katalozi/cjenovnici redovno i jesu li u njima istaknute ažurirane cijene. Naručioci bi mogli doći u iskušenje da provode analize s težištem na posebnom proizvodu umjesto da u obzir uzmu širok spektar opcija.

Stoga, razlike između određenih elemenata „sličnih“ proizvoda moraju se utvrditi i analizirati da bi se osigurala korektnost i opravdanost procijenjene vrijednosti.

• Procijenjena vrijednost se može računati na osnovu troškova svakog krupnog elementa/aktivnosti u okviru predmeta nabavke. Može se primijeniti posebno na ugovore o uslugama ili radovima. Prije svega, neophodno je poznavati tipove resursa potrebnih za provođenje svake aktivnosti i troškove povezane s tim resursima. Naprimjer, može se koristiti za uslugu tehničke pomoći.

Pretpostavimo da će izvršenje ugovora o uslugama zahtijevati dva tipa aktivnosti: (i) jedan podrazumijeva česta putovanja eksperata do mjesta korisnika, (ii) drugi se uglavnom vezuje za kancelarijski rad. U ovom slučaju elementi troškova obuhvataju iznose za honorare eksperata, prijevoz i smještaj, materijale i opremu.

• Direktni kontakt s dobavljačima, pri čemu je potrebno voditi računa o tome da se nijedan dobavljač ne dovede u prednost u odnosu na druge u fazi učestvovanja u postupku nabavke
• Stručna procjena tehničkih eksperata ili specijaliziranih agencija za istraživanje tržišta za robe, usluge i radove za koje nisu dostupne druge informacije na tržištu

Za sva izvršena istraživanja tržišta ugovorni organ treba imati dokumentiranu analizu tržišta. Prijedlog je da ugovorni organi kreiraju vlastiti izvještaj o istraživanju tržišta, koji će biti interni dokument, ali bez kojeg ugovorni organ neće objaviti obavještenje o pokretanju postupka nabavke. Izvještaj o istraživanju tržišta je interni dokument ugovornog organa i njegov izgled nije propisan ili obavezujući. U nastavku je predstavljen primjer izvještaja zasnovanog na prethodnom tekstu.

 S obzirom na to da istraživanje tržišta ne treba biti samo sebi svrha, prethodni izvještaj omogućava odgovornim licima brz i jednostavan uvid u neke od najvažnijih informacija.

 

Značaj i rezultati istraživanja tržišta javnih nabavki

Do sada ugovorni organi nisu posvećivali dovoljno pažnje istraživanju tržišta. Istraživanje tržišta je važno s aspekta utvrđivanja procijenjene vrijednosti javne nabavke i prisutnosti konkurencije na tržištu, što opredjeljuje vrstu postupka za provođenje javne nabavke. Veoma mali broj ugovornih organa je predvidio obavezu istraživanja tržišta, ali ne i fazu i vrijeme u kojem je taj korak potrebno poduzeti.

Analiza tržišta, kao obavezan korak u procesu javne nabavke, nije spomenuta u Zakonu o javnim nabavkama BiH, osim kod direktnog sporazuma (član 5. Pravilnika o postupku direktnog sporazuma). Poređenja radi, Zakon o javnim nabavkama u Republici Hrvatskoj, koji je usklađen s najnovijim direktivama EU, predvidio je obavezu ispitivanja tržišta prije pokretanja postupka javne nabavke, a u svrhu pripreme nabavke. Iako nije utvrđena kao obaveza u Zakonu o javnim nabavkama, ovo je važna aktivnost ako se želi kvalitetno provesti i završiti postupak javne nabavke. I pored toga što je novo zakonsko rješenje, prema kojem je moguće završiti postupak javne nabavke i sa samo jednom zadovoljavajućom ponudom, stvorilo pretpostavku za efikasnije provođenje javne nabavke, ipak su još prisutne druge vrste problema koje nastaju kao posljedica izostanka adekvatne analize tržišta.

U prilog tome govori i rezultat analize Ureda za reviziju institucija BiH koji pokazuje da je kod 22% postupaka, od ukupno 77, kao jedan od glavnih razloga za neblagovremenost identificiran problem koji je posljedica slabosti u istraživanju tržišta, odnosno izostanak istog. Naprimjer, za javnu nabavku (vedra s pumpom) vrijednosti od 280.000 KM, sva tri ponuđača su dostavila ponude koje su bile veće od procijenjene vrijednosti, pa je postupak poništen, a ista situacija se dogodila i u ponovljenom postupku. Postupak koji je bio vezan za helikoptere nije proveden do kraja. Neuspjeh u nabavci ovog predmeta nabavke nosi sa sobom rizik od nemogućnosti učestvovanja helikoptera u gašenju požara.

Navedeno govori o tome da institucije nisu vršile istraživanje tržišta na detaljan i objektivan način, uzimajući u obzir sve specifičnosti nabavki, te da ne postoji sveobuhvatan pristup u istraživanju tržišta.

Nedostatak adekvatne analize tržišta u fazi provođenja postupaka javnih nabavki se prepoznaje kao jedan od razloga poništenja postupaka usljed ponuda sa znatno višim cijenama od procijenjene vrijednosti, neprirodno niske cijene ponuda, kao i u slučajevima gdje nijedna ponuda nije dostavljena. Adekvatno procijenjena vrijednost predmeta javne nabavke je jako važna. Osim što utječe na mogućnost da se postupak prekine zbog ponuda s višom cijenom od procijenjene vrijednosti predmeta nabavke, dodatno može motivirati ponuđače da ponude više cijene u cilju ostvarenja ekstraprofita. Nerijetko je i prihvatana viša cijena ponude od procijenjene vrijednosti predmeta nabavke. Tako je, naprimjer, zbog manjkavosti prilikom procjene vrijednosti nabavke farmaceutskih proizvoda (reagensi za LAL) odlučeno da se prihvati za oko 21.500 KM viša cijena od predviđenih sredstava za ovu nabavku.

 

⚡POSEBNA PONUDA ZA PRETPLATNIKE ČASOPISA JAVNE NABAVKE

 

Drugim primjerom prikazujemo slučaj poništenja nabavke zbog ponuđene više cijene od procijenjene. Naime, pri nabavci aviokarata planirane vrijednosti 170.000 KM ugovorni organ je odabrao najpovoljnijeg ponuđača s cijenom ponude od 173.000 KM, da bi nakon 1,5 mjesec donijeli Odluku o poništenju iz razloga što nijedna od primljenih ponuda nije prihvatljiva, jer premašuje iznos predviđen Odlukom o pokretanju postupka javne nabavke.

Navedeno govori u prilog tome da izostanak istraživanja tržišta javnih nabavki prije pokretanja same nabavke može značajno utjecati na efikasnost javne nabavke.

Istraživanje tržišta može dovesti do značajnih ušteda ugovornim organima. Tako je jedan od velikih ugovornih organa u BiH, koji već određeni broj godina provodi istraživanje tržišta, za jednu godinu uštedio cca 9.000.000,00 KM, što ne znači da isti ugovorni organ nije još mogao uštedjeti za provedene javne nabavke. Naprimjer, nakon provedenog istraživanja tržišta, odnosno istraživanja cijena na tržištu, ugovorni organ je, ne uzimajući u obzir cijene iz prethodnih godina, istražio cijene na tržištu i ugovorio iznos niži od prethodnog i time uštedio iznos od 60.0000,00 KM, za istu količinu koju je nabavio i prethodne godine, odnosno 150.000,00 KM u odnosu na cijene iz prethodnih godina, za koje nije izvršeno istraživanje tržišta, kada je ponuđač stavljao jedinične cijene prilagođavajući se procijenjenoj vrijednosti ugovornog organa koja je objavljena.

 

Zaključak

Prethodna analiza tržišta je moćan alat, a provodi se u fazi planiranja postupka nabavke. Osim što „ažurira“ znanje ugovornog organa o tržištu, otkriva nove trendove i naglašava potencijalne privredne subjekte za koje se još možda ne zna, stvara unutrašnji pregled i u nekim situacijama naručilac može dobiti informacije kojima će uštedjeti trud oko daljnjeg angažiranja u postupku javne nabavke.

Sve dok naručilac nema jasnu sliku svog trenutnog stanja, ne može nikako znati treba li, zapravo, provesti postupak javne nabavke za nešto novo. Nijedan naručilac ne može u potpunosti znati što treba dok ne shvati gdje se tačno nalazi. Detaljno istraživanje je jedini način da se dobije jasna slika.

Ne postoje jedinstvena pravila o tome kako organizirati istraživanje tržišta, tako da naručioci trebaju prilagoditi metode istraživanja određenim ciljevima. Istraživanje tržišta može značajno doprinijeti efikasnom upravljanju procesom nabavke, značajnim uštedama za ugovorne organe i pozitivnim ishodima izvršenja ugovora.