Veza između zapisnika o otvaranju ponuda i zapisnika o zaprimanju ponuda

Preporuka je ugovornim organima da prilikom vraćanja neblagovremeno pristiglih ponuda kopiraju prednju stranicu koverte ponude

 

Piše: Mirnesa Mašić

(Časopis “Javne nabavke”, august 2019.)

Zakon o javnim nabavkama („Službeni glasnik BiH‟, broj 39/14) u članu 63. propisuje postupak otvaranja ponuda te navodi da se ponude otvaraju na javnom otvaranju ponuda, neposredno nakon isteka roka za prijem. Zakon navodi da koverte otvara predsjedavajući komisije, ili drugi član komisije, na sjednici komisije na dan i vrijeme koji su navedeni u tenderskoj dokumentaciji, te da ponuđači ili njihovi ovlašteni predstavnici ili druga zainteresovana lica mogu prisustvovati javnom otvaranju ponuda. Zakon izričito navodi koje se informacije saopštavaju ponuđačima na javnom otvaranju ponuda u članu 63. stav (4):

„(4) Prilikom otvaranja ponuda prisutnim ponuđačima saopćava se:

1. a) naziv ponuđača;
2. b) ukupna cijena navedena u ponudi;
3. c) popust naveden u ponudi koji mora biti posebno iskazan; ako popust nije posebno iskazan, smatra se da nije ni ponuđen;
4. d) potkriteriji koji se vrednuju u okviru kriterija ekonomski najpovoljnije ponude.“

Nadalje, u istom članu Zakon o javnim nabavkama navodi da se rezultati javnog otvaranja ponude upisuju u zapisnik koji sadrži sve navedene elemente te da formu zapisnika propisuje Agencija za javne nabavke podzakonskim aktom.

Zakon također propisuje da se kopija zapisnika o otvaranju ponuda dostavlja svim ponuđačima odmah ili najkasnije u roku od tri dana od dana otvaranja ponuda.

Na osnovu navedenog člana, Agencija za javne nabavke je donijela Uputstvo o načinu vođenja zapisnika o otvaranju ponuda („Službeni glasnik BiH‟, broj 90/14).

 

VEZANE TEME: Formiranje i rad Komisije za javne nabavke

 

U navedenom Uputstvu se propisuje da se sve informacije utvrđene u navedenom članu 63. stav (4) Zakona o javnim nabavkama unose u zapisnik prema obrascu zapisnika koji je dat u Aneksu Uputstva i koji čini njegov sastavni dio. Naravno, informacije se unose u zavisnosti od kriterija za dodjelu ugovora, odnosno u zavisnosti od toga je li u pitanju najniža cijena ili ekonomski najpovoljnija ponuda.

U članu 2. navedenog Uputstva se definiše kako ugovorni organ vodi zapisnik s otvaranja ponuda te se navodi da se sve informacije bilježe neposredno u zapisnik. Na kraju sjednice zapisnik potpisuje predsjedavajući komisije za nabavke, ili drugi član komisije, kao i svi predstavnici ponuđača koji su prisustvovali otvaranju ponuda. Takav zapisnik odmah postaje sastavni dio tenderske dokumentacije te se kopija zapisnika o otvaranju ponuda dostavlja svim ponuđačima odmah, ili najkasnije u roku od tri dana od dana otvaranja ponuda, uključujući i one ponuđače čiji predstavnici nisu prisustvovali otvaranju ponuda.

Uputstvo za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda („Službeni glasnik BiH‟, broj 90/14 i 20/15) u članu 15. stav (1) propisuje da se sve blagovremeno dostavljene ponude upisuju u zapisnik o zaprimanju ponuda prema redoslijedu zaprimanja, kao i sve eventualne izmjene i/ili dopune ponude prema redoslijedu zaprimanja.

U stavu (3) navedenog člana izričito je propisano: „(3) Zapisnik o zaprimanju ponuda je sastavni dio zapisnika o javnom otvaranju ponuda. U slučaju kada nema javnog otvaranja ponuda, zapisnik je sastavni dio zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda, odnosno zapisnika o pregledu i ocjeni inicijalnih i/ili konačnih ponuda u pregovaračkom postupku bez objave.“

 

Dakle, navedenim članom je propisano da je zapisnik o zaprimanju ponuda sastavni dio zapisnika o otvaranju ponuda, što praktično znači da kada ugovorni organ ponuđačima dostavlja kopiju zapisnika s otvaranja ponuda, obavezan je uz istu dostaviti i kopiju zapisnika o zaprimanju ponuda.

Dalje, članom 15. navedenog Uputstva je propisano da kada ponuđač neposredno dostavlja ponudu, izmjenu i/ili dopunu ponude, odnosno pisanu izjavu o odustajanju od dostavljene ponude, ugovorni organ mu je obavezan o tome izdati potvrdu.

Pitanje neblagovremeno pristiglih ponuda je riješeno stavom (6) navedenog člana na sljedeći način: (6) Ponuda dostavljena nakon isteka roka za dostavu ponuda ne upisuje se u zapisnik o zaprimanju ponuda, ali se evidentira kod ugovornog organa kao zakašnjela ponuda, obilježava se kao zakašnjela te neotvorena vraća pošiljaocu bez odgode.“

Ako je ponuda upućena poštom te stigne nakon roka utvrđenog za prijem ponuda, smatra se zakašnjelom i s istom se postupa u skladu s navedenim stavom (6).

Zakašnjele ponude se evidentiraju u zapisnik o otvaranju ponuda. Preporuka je ugovornim organima da prilikom vraćanja neblagovremeno pristiglih ponuda kopiraju prednju stranicu koverte ponude na kojoj se vidi redni broj ponude, evidencijski broj nabavke i vrijeme zaprimanja ponude, radi evidentiranja u predmetu, a i kasnijeg lakšeg snalaženja u slučaju pregleda revizije ili nekih drugih organa.

S E M I N A R   JAVNIH NABAVKI, 12.-14. decembar, hotel “Neptun” Dubrovnik