Priprema tenderske dokumentacije
Bez kvalitetno pripremljene tenderske dokumentacije ne može se uspješno okončati postupak javne nabavke
Piše: Admir Ćebić
(Časopis “Javne nabavke, feb.2018.)
Član 53. Zakona o javnim nabavkama navodi da je ugovorni organ dužan pripremiti tendersku dokumentaciju u skladu s odredbama ovog zakona i podzakonskim aktima te u tenderskoj dokumentaciji dati potpune informacije o uvjetima ugovora i postupku dodjele ugovora, a koji su kandidatima/ponuđačima dovoljni za pripremu zahtjeva za učešće, odnosno ponuda na stvarno konkurentskoj osnovi.
Tenderska dokumentacija je osnovni i najvažniji dokument u svakom postupku javne nabavke, a njena priprema bez sumnje predstavlja najvažniji segment prilikom provođenja postupka javne nabavke. Od sadržaja tenderske dokumentacije u najvećem broju slučajeva zavisi ishod postupka javne nabavke, odnosno to da li će ugovorni organ blagovremeno doći do potrebnog ugovora zbog kojeg je raspisao javnu nabavku. Bez kvalitetno pripremljene tenderske dokumentacije ne može se uspješno okončati postupak javne nabavke.
Tenderska dokumentacija mora biti pripremljena uz uvažavanje svih odredbi Zakona i podzakonskih akata. Ponude, odnosno zahtjevi za učešće se evaluiraju isključivo na osnovu uvjeta i zahtjeva iz tenderske dokumentacije. U ugovor o javnoj nabavci ili okvirni sporazum mogu biti uneseni samo podaci koji su ranije dati u tenderskoj dokumentaciji. Stoga tenderska dokumentacija mora sadržavati jasne, nedvosmislene, potpune i precizne podatke o budućem ugovoru, kao i sva potrebna pojašnjenja o načinu pripreme ponude. Pri tome je posebno značajno da se poštuju opći principi javnih nabavki u svakom dijelu tenderske dokumentacije (uvjeti za kvalifikaciju, tehničke specifikacije, kriteriji za dodjelu ugovora i dr.), kako bi se ponude mogle pripremiti i porediti na stvarno konkurentskoj osnovi.
Sadržaj tenderske dokumentacije
Tenderska dokumentacija sadrži minimalno sljedeće informacije:
a.) naziv i adresu ugovornog organa te osobu za kontakt od koje kandidati/ponuđači mogu tražiti informacije ili pojašnjenje;
b.) izabrani postupak dodjele ugovora i podatak o tome predviđa li se zaključivanje okvirnog sporazuma;
c.) opis robe, usluga ili radova te navođenje oznake i naziva iz JRJN-a;
d.) količinske specifikacije za robu ili opis posla ili zadatka za usluge i radove i tehničke specifikacije;
e.) mjesto isporuke robe ili izvršenja usluge ili izvođenja radova;
f.) naznaku mogućnosti za podnošenje ponuda po lotovima;
g.) rokove za isporuke robe; izvršenje usluga; izvođenje radova;
h.) navođenje mogućnosti za podnošenje alternativnih ponuda i minimalne zahtjeve koji moraju biti ispunjeni u slučaju alternativnih ponuda;
i.) minimalne uvjete za kvalifikaciju kandidata, odnosno ponuđača, kao i dokaze na osnovu kojih se vrši ocjena;
j.) kriterij za dodjelu ugovora utvrđen kao „ekonomski najpovoljnija ponuda“ s potkriterijima ili „najniža cijena“;
k.) period važenja ponuda;
l.) garanciju za ozbiljnost ponude, garanciju za dobro izvršenje posla i svako drugo traženo osiguranje za privremena plaćanja;
m.) mjesto, datum i vrijeme za prijem zahtjeva za učešće, odnosno ponuda;
n.) mjesto, datum i vrijeme otvaranja ponuda;
o.) informaciju o kalkulaciji cijene, ako je primjenjivo;
p.) zahtjev u pogledu upotrebe jezika;
q.) nacrt ugovora ili osnovne elemente ugovora.
Zakon taksativno navodi koje sve neophodne informacije mora imati svaka tenderska dokumentacija. Za svaki pojedini postupak javne nabavke ugovorni organ će dati jasne i potpune (naprijed navedene) informacije koje se odnose na konkretnu nabavku. Također, detaljan sadržaj tenderske dokumentacije utvrđen je Uputstvom za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda („Službeni list BiH“, br. 90/14 i 20/15).
Poštivanje principa javnih nabavki
Član 53. Zakona potcrtava značaj poštivanja općih principa prilikom pripreme tenderske dokumentacije. Poštivanje općih principa javnih nabavki mora se osigurati kroz cijelu tendersku dokumentaciju, ali svakako najviše dolazi do izražaja prilikom opisa predmeta nabavke, odnosno pripreme tehničkih specifikacija. To je možda i najteži zadatak prilikom pripreme tenderske dokumentacije jer je ugovorni organ dužan predmet nabavke opisati tako da ponudu mogu dostaviti svi zainteresirani privredni subjekti koji na tržištu nude predmetnu robu, usluge ili radove.
Nije dozvoljeno da se ugovorni organ poziva, naprimjer, na određene robne marke, osim izuzetno, zbog objektivne nemogućnosti opisa predmeta nabavke, a tada se obavezno u tenderskoj dokumentaciji dodaje naznaka „ili ekvivalent“. Međutim, ugovorni organ se ne mora nužno pozvati na određeni proizvod ili proizvođača da bi se utvrdilo kršenje općih principa. Ponekad, i bez navođenja robne marke, iz samog opisa predmeta nabavke je jasno da ugovorni organ preferira određeni proizvod ili određenog ponuđača. Takvi opisi predmeta nabavke nisu dozvoljeni i vrlo lako mogu dovesti do žalbe, a konsekventno i do poništenja postupka nabavke.
U cilju zaštite općih principa te donošenja odluke zasnovane isključivo na objektivnim kriterijima, ugovornom organu prilikom pripreme tenderske dokumentacije nije dozvoljeno koristiti savjete bilo kojeg lica koje može imati direktni ili indirektni utjecaj na rezultat postupka nabavke, ako je vjerovatno da to može utjecati na stvarnu konkurenciju za predmetni ugovor.
Izmjene i dopune tenderske dokumentacije
Sačinjavanje tenderske dokumentacije, kao najvažnijeg dokumenta u postupku javne nabavke, ozbiljan je zadatak koji zahtijeva veliku pažnju i posvećenost i kojem se ne smije pristupiti olako. Način na koji ugovorni organ definira svaku tačku tenderske dokumentacije može biti od presudnog značaja za uspješnost postupka nabavke. Ponekad, i uz maksimalnu pažnju i detaljno čitanje i pregledanje tenderske dokumentacije prije objavljivanja obavještenja o nabavci, sam postupak može pokazati slabosti i nedostatke koje je bilo nemoguće ili vrlo teško uočiti u vrijeme pripreme tenderske dokumentacije. Stoga je iskustvo u pripremanju tenderske dokumentacije svakako veoma dragocjeno za svaki budući postupak.
Zakon pruža mogućnost izmjena i dopuna tenderske dokumentacije pod uvjetom da se svaka izmjena i/ili dopuna mora učiniti dostupnom zainteresiranim kandidatima/ponuđačima istog dana, a najkasnije pet dana prije isteka utvrđenog roka za prijem zahtjeva za učešće ili ponuda.
Ako se mijenja određeni podatak iz tenderske dokumentacije koji je kao takav objavljen u obavještenju o nabavci, potrebno je izvršiti i ispravku obavještenja o nabavci (s obzirom na to da je obavještenje o nabavci sastavni dio tenderske dokumentacije).
Ukoliko se izmjena ili dopuna tenderske dokumentacije reflektira na predmet nabavke tako da ga bitno i suštinski mijenja, ugovorni organ je dužan produžiti rok za prijem zahtjeva za učešće ili ponuda za najmanje sedam dana, kako bi ostavio kandidatima/ponuđačima dovoljno vremena da svoje zahtjeve za učešće/ponude prilagode novonastalim izmjenama/dopunama.
Pod „suštinskim“ promjenama predmeta nabavke podrazumijevaju se upravo takve promjene koje imaju bitan utjecaj na zahtjev za učešće/ponudu, odnosno na vrijeme potrebno za njihovu pripremu.
Kratak zaključak
Tenderska dokumentacija je osnovni dokument od kojeg zavisi ishod svakog postupka javne nabavke. To je obiman i značajan posao u koji moraju biti uključene osobe različitih profesija. Vrlo je važno naglasiti da su javne nabavke „multidisciplinarna djelatnost“ i da nisu „privilegija“ nijedne struke. Naime, javne nabavke su skup disciplina koje se nadopunjuju, koje ne mogu jedna bez druge i koje kao samostalne ne mogu dati gotovo nikakav pozitivan efekt. Zbog svega navedenoga, zaista je potrebno posvetiti posebnu pažnju pripremi tenderske dokumentacije i uključiti stručne osobe u pripremu iste.
